home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Collection of Tools & Utilities / Collection of Tools and Utilities.iso / tex / pc_read.zip / PC-READ.DOC < prev   
Text File  |  1986-01-23  |  32KB  |  1,155 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.   
  8.   
  9.   
  10.  
  11.              
  12.          
  13.  
  14.  
  15.                  *********************************************
  16.                  *                                           *
  17.                  *                                           *
  18.                  *                                           *
  19.                  *         P  C   --   R  E  A  D            *
  20.                  *                                           *
  21.                  *              Version 2.5                  *
  22.                  *                                           *
  23.                  *                                           *
  24.                  *                                           *
  25.                  *********************************************
  26.  
  27.  
  28.                  Developed by:
  29.  
  30.                          Wash 'n Ware Software Products
  31.  
  32.                          P. O. Box 91016-199
  33.  
  34.                          Baton Rouge, La. 70821
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.                  CopyRight 1985
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64. P C  -  R E A D   Version 2.5                                           Page   1
  65.  
  66.  
  67.  
  68.                  T A B L E    O F    C O N T E N T S
  69.  
  70.  
  71.          Prologue  ....................................   2
  72.  
  73.          Introduction .................................   3
  74.  
  75.          PC-READ ......................................   5
  76.  
  77.          Using PC-READ ................................   6
  78.  
  79.          The Command Menu .............................   8
  80.  
  81.          F1 - Change Logged Drive .....................   9
  82.  
  83.          F2 - Display Reading Level ...................  10
  84.  
  85.          F3 - Change Directory ........................  11
  86.  
  87.          F4 - Floating Reading Level...................  12
  88.  
  89.          F5 - Mark and Process Text ...................  13
  90.  
  91.          F6 - Terminate Program .......................  15
  92.  
  93.          Remember .....................................  16
  94.  
  95.          Your Evaluation Copy .........................  17
  96.  
  97.          Appendix A: The Formula ......................  18
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105. P C  -  R E A D   Version 2.5                                            Page 2
  106.   
  107.   
  108.   
  109.            
  110.          PROLOGUE
  111.  
  112.               Jean stopped in the hall.  He read the nameplate 
  113.          on the office door -- "W. Hannah,  Vice President, 
  114.          Marketing".  Jean nervously flicked a few imaginary 
  115.          specks from his coat.  "Tap-Tap-Tap," he knocked.
  116.  
  117.               "Come in," a voice grumbled.  W. Hannah, V. P., 
  118.          Marketing, flipped through the Wall Street Journal as 
  119.          Jean entered and set a slim report on the mahogany desk.  
  120.  
  121.               "Here's the report you'd asked me to prepare on the 
  122.          Directions proposal."
  123.  
  124.               Hannah's eyes never left the Journal as he reached 
  125.          for the Directions proposal, hefted it, and pushed it 
  126.          back.
  127.  
  128.               "Too short, do it again.  Put more words in it."  
  129.          The gruff response was a dismissal; Hannah turned to 
  130.          the mutual funds as Jean left the office, rushing to add 
  131.          words to a report that hadn't been read.
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163. P C  -  R E A D   Version 2.5                                            Page 3
  164.   
  165.   
  166.   
  167.                            
  168.  
  169.  
  170.          INTRODUCTION
  171.               
  172.               While the above vignette is fictional, you may be 
  173.          familiar with similar situations in real life.  Too 
  174.          often, the quality of a piece of writing is judged by how 
  175.          many words it contains.  The more words, the better the 
  176.          writing.  The longer the sentences, the better the 
  177.          writing. 
  178.               
  179.               This attitude was reflected in most business and 
  180.          government writing for many years (and still is in many 
  181.          cases).  Lately, however, a reader revolt has been 
  182.          brewing.  "If this writing is so good, then why do I have 
  183.          so much trouble reading it?  Why does it give me 
  184.          headaches?  Why do I keep putting off reading it?  Why do 
  185.          I find myself reading the same paragraph over and over 
  186.          again?  WHY CAN'T I MAKE ANY SENSE OUT OF IT?"
  187.               
  188.               Some people now feel that writing should be judged 
  189.          by how effective it is and not by how many words it 
  190.          contains.  If you can't read it easily, then the writing 
  191.          is not effective.  Since effectively relaying information 
  192.          is vital, many organizations are seriously looking for 
  193.          ways to improve the quality of their writing.
  194.   
  195.               Some groups have tried creative writing or grammar 
  196.          classes.  These classes are designed to improve a 
  197.          person's writing.  Creative writing classes spur the 
  198.          imagination, while grammar classes stress the 
  199.          building-block approach to writing.                                   
  200.  
  201.               There is a third technique designed to improve your 
  202.          writing.  This approach judges the "readability" of 
  203.          writing.  It grades writing from the reader's viewpoint 
  204.          by asking, "Is this document easy to read?"
  205.  
  206.               If you've ever struggled through the 1040 Federal 
  207.          Tax instruction booklet, you can appreciate that  writing 
  208.          can be difficult to read.  The Federal Tax instructions 
  209.          are confusing --  and people don't like to read confusing 
  210.          writing.  
  211.  
  212.               Why are the 1040 instructions so confusing?  The 
  213.          writing is grammatically correct.  The Tax instructions 
  214.          treat the subject in as creative a way as possible.  Yet, 
  215.  
  216.  
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221. P C  -  R E A D   Version 2.5                                            Page 4
  222.   
  223.   
  224.   
  225.          these instructions fail the third test.  They are a 
  226.          collection of long, complex sentences and words.  The 
  227.          writing is dreary and "unreadable".  Most readers simply 
  228.          cannot tolerate this.  It "confuses" them. 
  229.  
  230.               Complex subject matter does not have to mean complex 
  231.          writing.  In fact, a good writer should strive for the 
  232.          opposite.  If the subject is complex, then keep the 
  233.          writing as simple as possible.  The reader will have 
  234.          enough trouble just digesting the subject matter.  You 
  235.          don't want to swamp him by forcing him to decipher the 
  236.          writing.
  237.  
  238.               Researchers have been studying the characteristics 
  239.          of readable writing for about 50 years.  They have 
  240.          devised several formulas to evaluate writing; most of 
  241.          these formulas deal with sentence length and word 
  242.          complexity.  
  243.               
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279. P C  -  R E A D   Version 2.5                                            Page 5
  280.   
  281.   
  282.   
  283.          
  284.          PC-READ
  285.  
  286.               You holding an evaluation copy of a program called 
  287.          "PC-READ".  This program rates the complexity of writing 
  288.          as an average grade level (elementary, high school, 
  289.          college) at which the text could be easily read.  For 
  290.          instance, a Reading Level of 9 suggests a 9th grade 
  291.          reading level.  
  292.   
  293.               To make this more meaningful, a recent story in "The 
  294.          Wall Street Journal" indicated that many executives are 
  295.          most comfortable reading at a 7th grade level.  This does 
  296.          not mean that business writing should be   "baby-writing" 
  297.          of the "See Bill.  See Jane" variety.  However, it does 
  298.          suggest that simple, concise writing is much more 
  299.          effective than complex writing.
  300.  
  301.               Most successful popular writing grades below a 13 on 
  302.          the READING LEVEL scale.  As the level rises, people will 
  303.          find the text more and more difficult to read.  
  304.  
  305.              Government and business writing often rates a very 
  306.          high Reading Level.  This high level suggests that people 
  307.          will have trouble rea